Biure dirbama vidutiniškai aštuonias valandas per dieną, bet kiek iš jų skiriama realiam darbui, o kiek – naršymui telefone, kavos pertraukėlėms ar tuštiems susitikimams? Dauguma vadovų neslepia: darbuotojai ne visada išnaudoja visą laiką produktyviai, o tai ilgainiui kenkia tiek rezultatams, tiek darbuotojų savijautai.

Perdegimas tampa vis aktualesne problema net ir šiuolaikiniuose, moderniai valdomuose kolektyvuose. Kai darbas tęsiasi per ilgai, be aiškių ribų tarp laiko darbui ir poilsiui, ilgainiui krenta motyvacija, didėja klaidų tikimybė ir mažėja kūrybiškumas. Tad kaip rasti tą aukso vidurį – nei per mažai, nei per daug?

Apie tai kalbamės su personalo valdymo eksperte Rasa, kuri vadovauja HR (žmogiškųjų resursų) skyriui vienoje iš pirmaujančių technologijų bendrovių Baltijos šalyse. Ji dalinasi ne tik statistika ir tendencijomis, bet ir realiais patarimais, kaip biure kurti produktyvią, bet neperdegusią darbo atmosferą.

K: Kiek iš tikrųjų darbuotojai dirba per dieną, jei atmesime pertraukėles, „pachaltūrinimą“ ir nereikalingus susitikimus?

A: Remiantis mūsų vidiniais stebėjimais ir kai kuriais tyrimais, realiai koncentruotai dirbama apie 4,5–5,5 val. per dieną. Likusios valandos – tai įvairios pertraukos, pokalbiai su kolegomis, susitikimai, kurie ne visada duoda aiškią naudą, ir, žinoma, asmeniniai reikalai, tokie kaip socialiniai tinklai ar trumpi pasivaikščiojimai.

K: Ar tai reiškia, kad 8 valandų darbo diena yra atgyvena?

A: Ne visai. 8 valandos leidžia darbuotojams paskirstyti krūvį neperdegant. Bėda atsiranda tada, kai iš jų tikimasi 100% produktyvumo visas 8 valandas. Tai nerealistiška. Mūsų tikslas – ne priversti žmones „atidėti telefoną“, o sukurti aplinką, kurioje darbuotojas natūraliai susikaupia ir jaučiasi įsitraukęs.

K: Kiek svarbu daryti pertraukas dienos eigoje?

A: Labai svarbu. Tyrimai rodo, kad pertraukos kas 90–120 minučių didina produktyvumą ir mažina perdegimo riziką. Mes skatiname darbuotojus išeiti į lauką, pakeisti aplinką, netgi trumpam atsigulti poilsio zonose ar net nusnūsti. Tai nėra laiko švaistymas – tai investicija į jų darbingumą.

K: Ar biure reikia griežtai kontroliuoti, ką žmonės veikia?

A: Griežta kontrolė veikia priešingai. Kai žmogus jaučia, kad juo nepasitikima, mažėja jo motyvacija. Mes žiūrime į rezultatus, o ne kiek valandų jis „išsėdi“. Jei tikslai pasiekiami, o komanda efektyvi – detalės tampa antraeiliai dalykai.

K: Kaip suderinti poilsį ir darbą taip, kad niekas nesijaustų „išsisukinėjančiu“?

A: Reikia aiškiai komunikuoti lūkesčius ir sukurti kultūrą, kur poilsis nėra laikomas silpnumo ženklu. Pavyzdžiui, jei darbuotojas jaučiasi pavargęs ir nori padaryti 20 min pertrauką – tai geriau nei sėdėti apsimetant, kad dirbi, bet iš tikrųjų būti mintimis kitur. Aiškūs tikslai ir pasitikėjimas – štai kas veikia.

K: Kokios praktikos pasiteisino jūsų kompanijoje?

A: Mūsų biure yra „ramybės valanda“, kai niekas netrukdo – nėra skambučių, susitikimų. Taip pat taikome „fokusavimo langus“, kai žmogus gali užsidaryti nuo išorinių trikdžių. Be to, esame įvedę kasmėnesinius „energijos pasitikrinimus“ – mini apklausas, kurios padeda identifikuoti, ar komanda nepavargusi.

K: Kaip vadovas gali suprasti, kad komanda pervargsta, nors „viskas atrodo gerai“?

A: Yra subtilūs ženklai: mažėja kūrybiškumas, sprendimų priėmimas darosi vangus, darbuotojai dažniau serga arba vis dažniau „dingsta“ trumpam. Kai žmogus tiesiog vykdo užduotis, bet be iniciatyvos ar entuziazmo – tai aiškus signalas, kad reikia keisti ritmą ar leisti atsikvėpti.

K: Ar yra skirtumas tarp to, kaip dirba žmonės biure ir nuotoliniu būdu?

A: Taip, gana ryškus. Nuotoliniu būdu dirbantys dažnai patys labiau kontroliuoja savo dienotvarkę, tačiau tai reikalauja didesnės savidisciplinos. Kita vertus, biure žmonės labiau veikiami aplinkinių ritmų, susitikimų, triukšmo. Mes pastebėjome, kad mišrus modelis – kai darbuotojas kelias dienas dirba iš biuro, o likusias iš namų – yra optimaliausias, jei siekiama tiek produktyvumo, tiek geros savijautos.

K: Ar vadovai turėtų mokyti darbuotojus efektyvaus darbo metodų?

A: Be abejo. Ne visi žmonės išmoksta planuoti laiką ar valdyti dėmesį natūraliai. Mes investuojame į mokymus apie „deep work“, prioritetų valdymą, net ir darbo higieną. Vienas iš įdomesnių palyginimų, kurį naudojame, – su žaidimu blackjack: kad laimėtum, turi ne tik žinoti taisykles, bet ir mokėti pasirinkti tinkamą laiką sustoti. Tas pats ir su darbu – žinoti, kada koncentruotis, o kada atsitraukti.

K: Kaip spręsti situacijas, kai darbuotojas „dirba“, bet rezultatai to nerodo?

A: Tokiose situacijose labai svarbu ne priekaištauti, o kalbėtis. Dažnai už to slypi nuovargis, prasta motyvacija arba netinkamai paskirstytos užduotys. Mes pirmiausia stengiamės suprasti, kas stabdo žmogų. Kartais paprasta darbo dienos restruktūrizacija ar tam tikrų užduočių išbraukimas duoda netikėtai gerą rezultatą. O kartais reikia tiesiog priminti žmogui, kad jis ne vienas – komanda pasiruošusi padėti.

Šiandieninė darbo kultūra skatina ne tik efektyvumą, bet ir emocinį balansą. Vien tai, kad darbuotojas yra biure visą dieną, dar nereiškia, kad jis produktyvus. Kaip ir blackjack – iš pirmo žvilgsnio paprastas, bet norint laimėti reikia strategijos, taip ir darbe vien buvimo neužtenka. Reikia mokėti susikaupti, ilsėtis, ir, svarbiausia – dirbti su prasme.

Vadovai, kurie geba stebėti ne tik rezultatus, bet ir žmones už jų, ilgainiui suburia stipresnes, lojalesnes komandas. O darbuotojai, jaučiantys pagarbą ir palaikymą, dažniausiai atiduoda kur kas daugiau nei iš jų reikalaujama. Viskas prasideda nuo paprasto klausimo: „Kaip tau šiandien sekasi?“ – ir nuo nuoširdaus noro girdėti atsakymą.